Departamento de Apoyo Administrativo

Departamento encargado de alcanzar el máximo aprovechamiento de los recursos financieros, materiales y velar por el cumplimiento de la normativa establecida. Así como atender los requerimientos necesarios para la adquisición de Bienes, Materiales, Suministros, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras de la Dirección de Documentación e Información.

Objetivo

Garantizar la gestión administrativa de la Dirección de Documentación e Información, conforme a los instrumentos legales y técnicos que regulan los procesos administrativos, presupuestarios y financieros de la UCV de acuerdo a las bases legales vigentes.

Funciones

• Realizar las gestiones en materia de compras, de conformidad a la Ley y el Reglamento de las Contrataciones Públicas, a objeto de mantener actualizada la cartera de proveedores y garantizar el suministro oportuno.

• Efectuar la programación anual de las compras, servicios y obras de la Dirección de Documentación e Información, en atención al presupuesto asignado y cargar la información en el Sistema Nacional de Contratistas.

• Realizar la ejecución y rendición mensual y/o trimestral de las compras realizada en la Dirección de Documentación e Información, ante el Sistema Nacional de Contratistas.

• Mantener actualizado el stock de equipos, herramientas, material de oficina, aseo y limpieza, entre otros, ubicados en los depósitos de este Departamento.

• Coordinar, a través de la Unidad de Seguridad, la guarda y custodia de los bienes materiales.

• Registrar y mantener actualizado el inventario de bienes muebles que conforman la Dirección.

• Mantener un adecuado archivo interno de los documentos mercantiles y correspondencia que se reciben y se envían a los distintos organismos y otras unidades ejecutoras.

• Formular y ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección de Documentación e Información y a su vez controlar los Ingresos Propios de la misma, Ediciones e Imprenta.

• Cumplir con los requerimientos y normativas contables y financieras en la Institución.

• Velar y supervisar las actividades del área de Mantenimiento.

• Mantener en resguardo y custodia documentos y cheques de la Gerencia.

• Controlar y supervisar el manejo del Sistema de Facturación.

Departamento de Tecnología, Información y Comunicación

El Departamento de Tecnología de Información y Comunicación de la Dirección de Documentación e Información es el encargado de desarrollar y mantener las tecnologías de la información y comunicaciones, garantizando la actualización de los servicios de información, así mismo, coordina y controla las políticas, normas y estrategias, en conformidad con los lineamientos emanados por la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones (DTIC) de la UCV.

Objetivo

Coadyuvar en el soporte tecnológico para facilitar en su sentido más amplio, los procesos necesarios para promover la captura, generación, organización, transferencia y uso colectivo de la información que lleva a cabo la Dirección de Documentación e Información.

Funciones

• Asistir y dar apoyo o soporte técnico y tecnológico en materia digital, audiovisual, multimedia e internet a los distintos niveles organizacionales de la Dirección conforme a la demanda de innovación tecnológica actual y actualizada, y en los distintos planes de formación, capacitación, actualización e innovación en demanda del uso actualizado y actual de las TIC.

• Dar mantenimiento a los sistemas de información y atender las necesidades que se generen de la ejecución de los mismos.

• Evaluar en forma continua el funcionamiento de todos los sistemas y resolver los problemas operativos y funcionales.

• Brindar atención en materia de soporte tecnológico a las unidades administrativas adscritas a la Dirección de Documentación e Información

• Formular y supervisar el cumplimiento de las normas de seguridad en los procesos informáticos correspondientes a la Dirección y como soporte de las unidades ejecutoras.

• Configurar los equipos y ambiente de acceso a los servicios de información de los usuarios.

• Realizar las actualizaciones a los equipos y sistemas que permiten el acceso a los servicios de información en producción.

• Elaborar y ejecutar los planes de mantenimiento preventivo de la infraestructura de hardware y software.

• Mantener y controlar un inventario básico de insumos y repuestos, que permitan garantizar la continuidad de funcionamiento de los equipos y sistemas.

• Establecer medidas de seguridad para la operación y funcionamiento de los recursos de información de la Dirección.

• Mantener y garantizar los respaldos de los programas, procedimientos y bases de datos de todos los sistemas.

Departamento de Recursos Humanos

El Departamento de Recursos Humanos, adscrito a la Dirección de Documentación e Información del Vicerrectorado Académico de la Universidad Central de Venezuela, realiza las funciones administrativas, técnicas y de servicios para atender, mediante una gestión descentralizada, las necesidades, desarrollo y capacitación del personal Administrativo, Técnico y Obrero adscrito a la Dirección, para ello se basa en las disposiciones establecidas en las Leyes, políticas, normativas, convenios y reglamentos internos en beneficio del personal.

Objetivo

Captar y capacitar al mejor Talento Humano que pueda contribuir en el mejoramiento del desempeño laboral; además de diseñar y desarrollar planes que permitan la optimización de los procesos en materia de personal y garantizar el cumplimiento de las Leyes, Políticas, Normativas, Convenios y Reglamentos Internos en beneficio del personal Administrativo, Técnico y Obrero de esta Dirección.

Funciones

• Ser garante en el cumplimiento de las Nominativas establecidas por la Dirección de Recursos Humanos y de la Dirección de Asistencia y Seguridad Social de la Universidad Central de Venezuela.

• Asesorar a las Diferentes Divisiones, Departamentos y Secciones de la Dirección de Documentación e Información, en materia de Recursos Humanos, en la toma de decisiones gerenciales.

• Coordinar, planificar, elaborar, controlar y hacer seguimiento de los movimientos del Personal Profesional, Administrativo, Técnico de Servicio y Obrero en cuanto a: ingreso, egreso, ascensos, permisos, pagos compensatorios, jubilación, fallecimiento, entre otras.

• Analizar, evaluar y elaborar Informes Técnicos por concepto de Profesionalizaciones, Asignación de Prima de TSU y Profesional, de Prima de Confianza, Requisición, Reclasificaciones, Nivelaciones, Sinceraciones, entre otros.

• Tramitar lo concerniente a Beneficios Socioeconómicos (Vacaciones, Prima por Hijos, Vestuario, Bono de Alimentación, Bono Escolar, Guardería, Aporte por Defunción, entre otros) contractuales del personal Profesional, Administrativo, Técnico de Servicio y Obrero, establecidos en el conjunto de Leyes y Normativas vigentes en la Institución.

• Coordinar, planificar y ejecutar lo concerniente al proceso de solicitudes de Adelanto de Prestaciones Sociales del personal Administrativo, Técnico, Profesional, Técnico de Servicio y Obrero de la Dirección de Documentación e Información.

• Realizar las solicitudes de apartados presupuestarios de la partida centralizada por concepto de reclasificaciones, nivelaciones, pasos horizontales, ascensos en el Sistema de Desarrollo Profesional, prima profesional, prima de TSU, entre otras.

• Realizar el proceso de ingreso del personal obrero (Registro de elegibles, postulación, evaluación de credenciales, solicitud de examen médico pre-empleo, entre otras).

• Tramitar la afiliación del Seguro Social ante la Dirección de Asistencia y Seguro Social del personal Profesional, Administrativo, Técnico de Servicio y Obrero de la Dirección de Documentación e Información.